Excel ②カンマを打つ　様々な通貨表現（￥　円　千円単位　赤字表示）

『お金の数字にはカンマ区切りをいれたいのにどうやったらいいんだっけ？　一発でなんとかならないのかなぁ。あと、「円」とか「\」とかもつけたいけど、ベタ打ちで文字と数字を入れちゃうと計算されなくなるし。あーん、どうしたらいいのー？』

Excel 数値のカンマはボタンで一発！

数値をカンマで区切るようにするには、対象となるエリアを選択し、リボンのなかから[，]ボタンを押下すると、

必要なところにカンマが入ります。

リボンにボタンが無い場合、セルを選択してから右クリック（又はショートカットキー[Ctrl]+[1]）、[セルの書式設定]を開きます。

[表示形式]タブの分類から[数値]を選び、[桁区切り（，）を使用する]にチェックをつけ、[OK]をクリック。

カンマが付されます。

カンマのときと同様にして、[セルの書式設定]を開きます。

このとき、上図のように離れた場所を選択する場合は、[Ctrl]キーを押しながらマウスで選択します。

[表示形式]タブの分類から[通貨]を選び、サンプルや記号が「￥」表示となっていることを確認して[OK]をクリック。

「￥」表記になります。

「円」という単位は、これまで見てきた表示形式で手軽に指定できる選択肢がありません。

例えば、単価の150という数値を「150円」とベタ打ちで入力すると、売上額のところに「＃VALUE!」とエラー表示されてしまいます。

「円」という文字を数字のあとに続けて入力すると、このセルの「150」という数値の属性が単なる文字の属性に変わってしまい、売上額の「単価×個数」の計算が「文字×数字」となって計算できなくなってしまいます。

つまり、セルのなかの値をいじると、計算などに影響が出る、ということになります。

そこで、やはりここでもまた[セルの書式設定]を開き、[表示形式]タブで定義をしていきます。

[分類]から[ユーザー定義]を選び、[種類]のところで、直接「#,##0円」または「#,##0″円”」とキー入力し、[OK]をクリック。

※「#,##0」の「＃」や「0」の意味については、表示形式「＃」や「0」の使い方　を参照。

円表記となり、売上額の計算も問題なく行われます。

つまり、「円」という文字だけでなく、好きな文字を設定できるということです。

例えば、合計を設けてみましょう。

「売上額」の一番下のところにオートSUM機能を使って「合計」のセルを追加します。

「合計」セルを選択して[セルの書式設定]-[表示形式]を開き、通常こんなことはしませんが、試しに[ユーザー定義]-[種類]のところで、「“合計は”#,##0″円なのだ”」とキー入力してみましょう。

ちなみに、文字部分が長かったり数値の前後に定義する場合などは、文字部分をリテラル「”」で囲むとより確実に文字であることをExcelに認識させることができます。

[OK]をクリックすると、「合計は72,700円なのだ」と、まるで文章のように表示されます。

ただ、こんなふうに見えてもセルの値はあくまで合計の計算結果の数値「72700」となっています。

桁数の多い額を千円単位にしたいけど元の値はそのまま保持しておきたい場合、これも表示形式で対応することができます。

例えば上記のような表があったとしますが、数値を千円単位にするために各「売上額」を1,000で割るというのもひとつの方法ではあります。

ただ、表示形式を使えばもっと簡単に、しかも元の円単位の値をそのまま変えずに表記だけを千円単位に変えることができます。

「売上額」セルを選択して[セルの書式設定]-[表示形式]を開きますと、[ユーザー定義]-[種類]のところは既に「\#,##0」と定義されていると思います。

この表記に続けて「,」（半角カンマ）を打つだけです。

[OK]をクリックすると、各店の「売上額」が千円単位の表記となります。

このうち大阪店の「売上額」セルを選択してみると、セルの内容は円単位のまま保持できていることが確認できます。

数値がマイナスの場合には、通常の表記と違った表記をしたいということはよくあると思います。

マイナス表記は、表示形式でいくつかの種類が定義されています。